Governar sem processos é administrar no escuro

Depois de ler os dois primeiros artigos que publiquei aqui nessa coluna, um amigo que é gestor de uma cidade do interior de Goiás me disse algo que merece atenção. Ele comentou que criticar as decisões dos gestores de pequenos municípios é fácil, mas que sentado na cadeira a realidade é outra, cheia de pressões e limitações, e em seguida quis saber o que eu faria no lugar dele.

Minha resposta foi direta: começaria mapeando processos. Eu entendo a dificuldade que cada gestor enfrenta, mas se a gente se concentrar na solução vai perceber que os caminhos são viáveis e que, sempre que foram seguidos, os resultados apareceram de forma concreta. Antes de anunciar tecnologia, mexer em organograma, cortar equipe ou contratar mais gente, o primeiro passo precisa ser entender como a máquina realmente funciona.

O cenário mais comum que encontramos no setor público como um todo é aquele em que o servidor faz determinada tarefa apenas porque aprendeu com outro servidor, que por sua vez aprendeu com outro que estava antes dele, e em algum ponto do caminho os porquês se perderam. Ninguém mais sabe por que aquela atividade é feita daquele jeito, se ainda faz sentido mantê-la ou se não existiria uma forma mais simples e eficiente de alcançar o mesmo objetivo. É como herdar uma receita sem nunca conhecer o motivo de cada ingrediente. A gente repete por costume, e não por necessidade.

A reação inicial do meu amigo-gestor foi dizer que isso só aumentaria a burocracia, que “esse negócio de processo é ‘trabalho de faculdade’”, e que seria preciso quase parar a gestão por meses, gastar dinheiro e travar decisões, enquanto os problemas se acumulam por todos os lados. Mas o que expliquei é que a ideia não é mapear tudo de uma vez, e sim de atacar os processos principais, aqueles que têm impacto imediato. O de compras é o melhor exemplo. Logo no início do mandato é preciso contratar e comprar, e por isso é nessa hora que se faz o mapeamento, se ajusta o fluxo e só depois se executa. Esse se torna o primeiro teste prático da melhoria, e a partir daí outros processos vão entrando na fila, num trabalho que passa a ser quase permanente de revisão e otimização.

Esse esforço não demanda grandes recursos. Não exige consultorias milionárias nem softwares sofisticados. Na prática, o custo é tempo, papel e caneta. Em troca, o ganho é gigantesco, porque o gestor passa a tomar decisões mais seguras, diminui o retrabalho e conquista previsibilidade no funcionamento da máquina pública.

Mapear processos não é burocracia a mais. É a condição mínima para governar com responsabilidade, porque é o que revela onde a engrenagem emperra, onde há desperdício, onde falta recurso humano ou tecnológico e onde a lei já não conversa com a prática. Sem isso, a gestão continua funcionando no instinto, e o instinto pode até ser útil, mas no setor público custa caro, paralisa serviços, multiplica retrabalho e mina a confiança da população.

André Tomazetti é Gestor Público, mestre em Business Intelligence e tem mais de 11 anos de experiência na otimização e modernização do setor público.